Office Assistant

To rola dla osoby dobrze zorganizowanej, dokładnej i samodzielnej, która lubi dbać o porządek w bieżących sprawach, pilnuje terminów i potrafi doprowadzać drobne tematy do końca.

Nie wymagamy dużego doświadczenia zawodowego. Ważniejsze są dla nas odpowiedzialność, dokładność, komunikatywność i gotowość do regularnego wspierania zespołu na miejscu w biurze.

Praca jest stacjonarna w Warszawie, w wymiarze około 20 godzin tygodniowo. Zależy nam na codziennej obecności w biurze. Godziny pracy mogą być elastyczne, ale powinny przypadać w czasie, w którym zespół faktycznie pracuje w biurze.

Zakres obowiązków

• Wspieranie sprawnego, bieżącego funkcjonowania biura.
• Monitorowanie zapasów artykułów biurowych, spożywczych i innych potrzebnych produktów.
• Realizacja prostych zakupów na potrzeby biura.
• Zgłaszanie usterek i problemów technicznych.
• Kontakt z administracją budynku, serwisami i dostawcami w bieżących sprawach.
• Koordynowanie tematów związanych z utrzymaniem biura.
• Bieżąca współpraca z firmą świadczącą usługi sprzątania.
• Wsparcie w obiegu dokumentów - drukowanie, skanowanie, kompletowanie dokumentów oraz koordynowanie obiegu podpisów.
• Przygotowywanie dokumentów, zestawień, formularzy i pism na podstawie istniejących wzorów.
• Wsparcie w sprawach administracyjno-pracowniczych, np. kompletowanie dokumentów, przekazywanie ich do podpisu i pilnowanie obiegu.
• Kompletowanie i przekazywanie dokumentów do księgowości oraz dbanie o ich terminowy przepływ.
• Wsparcie organizacyjne przy firmowych spotkaniach, wydarzeniach i integracjach.
• Pomoc zespołowi w innych bieżących sprawach administracyjnych i organizacyjnych.

Wymagania

• Bardzo dobra organizacja pracy i umiejętność prowadzenia kilku tematów jednocześnie.
• Niezawodność w realizacji powierzonych zadań — przekazane tematy są doprowadzane do końca, a ewentualne przeszkody komunikowane odpowiednio wcześnie.
• Samodzielność i inicjatywa w rozwiązywaniu codziennych spraw.
• Dokładność i dbałość o porządek w dokumentach.
• Komunikatywność i swoboda w kontakcie z pracownikami, dostawcami, serwisami oraz administracją budynku.
• Podstawowa znajomość narzędzi biurowych, takich jak Google Workspace
• Dyskrecja i gotowość do zachowania poufności w pracy z dokumentami firmowymi oraz pracowniczym

Mile widziane

• Pierwsze doświadczenie w pracy administracyjnej, biurowej, recepcyjnej lub na podobnym stanowisku.
• Doświadczenie organizacyjne zdobyte poza pracą zawodową, np. w organizacji studenckiej, kole naukowym, samorządzie studenckim lub przy organizacji wydarzeń.
• Doświadczenie w kontakcie z księgowością, dostawcami lub firmami świadczącymi usługi dla biura.
• Znajomość Google Workspace.
• Status studenta.

Nie wymagamy dużego doświadczenia zawodowego — ważniejsze są dla nas dobra organizacja, odpowiedzialność i chęć sprawnego ogarniania codziennych spraw.

Kogo szukamy

Szukamy osoby, która:

• jest dobrze zorganizowana i lubi, kiedy sprawy są dopięte;
• potrafi samodzielnie zauważyć, że czegoś brakuje albo że jakiś temat wymaga działania;
• jest dokładna, odpowiedzialna i terminowa;
• nie odkłada drobnych spraw administracyjnych „na później”;
• potrafi sprawnie komunikować się z różnymi osobami;
• dobrze odnajduje się zarówno w pracy z dokumentami, jak i w załatwianiu bieżących spraw organizacyjnych;
• potrafi zachować porządek w zadaniach, dokumentach i informacjach;
• szuka pracy w niepełnym wymiarze godzin;
• odpowiada jej regularna obecność w biurze.

To może być dobra rola dla osoby studiującej lub osoby na początku ścieżki zawodowej, która chce zdobyć doświadczenie w administracji, organizacji pracy biura i wsparciu zespołu.

Co oferujemy

• Elastyczne ustalanie dni i godzin pracy z uwzględnieniem potrzeb biura.
• Pracę w technologicznym zespole.
• Dużą samodzielność w organizacji powierzonych zadań.
• Możliwość zdobycia doświadczenia w obszarze administracji, organizacji pracy biura i prostych procesów firmowych.
• Różnorodne zadania związane z codziennym funkcjonowaniem biura.
• Nieformalną atmosferę i bezpośrednią komunikację.